Planilla de Excel para un lavadero de autos

Casi todos los lavaderos empiezan con un cuaderno y siguen con una planilla: es lo que hay a mano, no cuesta nada y no hay que aprender nada. La pregunta no es si sirve, es hasta cuándo. Una planilla mal armada da más trabajo que el cuaderno, y una bien armada aguanta un tiempo — hasta que el lavadero empieza a funcionar en serio, que es justo cuando empieza a costar plata.

Las columnas que hacen falta

Una fila por lavado. No una fila por día, ni una hoja por mes: una fila por lavado, todas en la misma hoja. Es la única forma de que después se pueda filtrar y sumar.

• Fecha — como fecha de verdad, no como texto. Si la escribís “10/8” a mano, Excel no la entiende y el total del mes no sale.
• Hora de entrada — sirve para dos cosas: saber cuánto tardás en promedio, y darte cuenta de que a las 11 de la mañana tenés cuatro autos y a las 4 de la tarde ninguno.
• Cliente y WhatsApp — el teléfono, aunque hoy no lo uses. El día que quieras avisarle que el auto está listo, o mandarle algo al que hace tres meses no viene, o lo tenés o no existe.
• Patente — la columna más importante y la que se olvida. Es lo único que identifica un auto sin ambigüedad: hay tres clientes de apellido González, pero una sola AB123CD. Escribila siempre igual, en mayúsculas y sin espacios ni guiones, o la búsqueda no encuentra nada.
• Tipo de vehículo — moto, auto, camioneta, camión. Es el que después te dice de dónde sale la plata de verdad.
• Servicio — express, completo, premium, o como le llames. Separado del tipo de vehículo, no pegado: “auto completo” en una sola celda no se puede sumar por servicio.
• Importe — el de ese lavado, no el total del día. Sin esto no hay ticket promedio, y el ticket promedio es el número que te dice si tus precios están bien.
• Estado — en proceso o entregado. Parece de más en una planilla, hasta el sábado que entran nueve autos y no te acordás cuál quedó sin lavar.

Nada de columnas de colores para marcar cosas. El color no se puede filtrar ni sumar: si algo importa, es una columna con una palabra adentro.

Cómo sacar el total del mes sin sumar a mano

Con las columnas separadas, esto es una fórmula. Suponiendo que el tipo de vehículo esté en la columna F y el importe en la H:

• Facturado de un tipo: =SUMAR.SI(F2:F999; "AUTO"; H2:H999)
• Cantidad de lavados de ese tipo: =CONTAR.SI(F2:F999; "AUTO")
• Ticket promedio: el facturado dividido la cantidad. Si te da mucho menos de lo que cobrás por un lavado completo, estás lavando muchas motos y pocas camionetas.

Y una vez que están las columnas, la tabla dinámica —insertar, tabla dinámica, mes en las filas y tipo en las columnas— arma el cuadro del año entero sin escribir una fórmula más. Es el techo de lo que una planilla puede darte, y hay que ir a buscarlo a mano cada vez.

Los tres lugares donde la planilla se rompe

No se rompe por la cantidad de datos. Se rompe por otras tres cosas, y las tres aparecen cuando el lavadero empieza a funcionar bien.

1. La usan dos personas a la vez

Vos cargás desde la computadora de la oficina y el que atiende el mostrador tiene una copia en el celular. A la semana hay dos planillas distintas y ninguna está completa. La versión de este problema que más duele es el archivo que alguien manda por WhatsApp: desde ese momento hay dos verdades.

2. El aviso al cliente sigue siendo a mano

La planilla sabe el teléfono, pero no te lo pone en un WhatsApp. Cada aviso son treinta segundos de buscar el número, agendarlo o pegarlo, escribir el mensaje y copiar la patente bien. Multiplicado por veinte autos, es una hora por día. Es el trabajo que más se paga sacarse de encima, y de eso hay una nota aparte.

3. No hay estado en vivo

Una planilla es un registro de lo que pasó, no un tablero de lo que está pasando. Para saber qué autos hay adentro ahora mismo tenés que mirar el playón, no el archivo. Y si el que sabe qué auto está listo se fue a almorzar, nadie más sabe.

Cuándo conviene pasar a un sistema

No es por la cantidad de autos: es cuando cualquiera de estas tres frases te suena. “No sé si este auto está listo”. “No sé cuánto facturé el mes pasado”. “Tengo que avisarle a seis clientes y no tengo los números a mano”.

Car Wash Control es exactamente esa planilla, pero con las columnas ya puestas, el botón de WhatsApp al lado de cada auto y los totales del mes calculados solos. Se carga desde el celular del mostrador y lo ve todo el que tenga que verlo. Cuánto sale · probalo gratis.